Manual de normas

El Distrito de Bibliotecas Públicas de Poudre River (las Bibliotecas) agradece las donaciones monetarias y en especie de empresas locales, corporaciones, fundaciones, familias e individuos para apoyar a las Bibliotecas y sus programas e instalaciones. El Consejo de Administración del Distrito de Bibliotecas Públicas de Poudre River cree que las bibliotecas desempeñan un papel esencial en la calidad de vida de nuestros ciudadanos y, en el desempeño de esta importante función, las Bibliotecas se sostienen mediante fondos públicos y se complementan con donaciones, con la salvedad de que las donaciones no deben socavar la integridad de la misión y el propósito de las Bibliotecas.

Esta política de aceptación de regalos persigue los siguientes objetivos:

• Garantiza un trato equitativo a todos los donantes
• Evita malentendidos o incertidumbre
• Ofrece a los donantes una gama de opciones para fomentar la mayor donación posible
• Destaca la importancia de la coordinación entre las entidades de recaudación de fondos de la Biblioteca para evitar duplicaciones o confusiones
• Garantiza que todos los documentos legales relacionados con las donaciones planificadas se revisen adecuadamente.
• Ofrece a los donantes y al público un proceso transparente de apoyo a las bibliotecas.

Principios y directrices

El Distrito de Bibliotecas Públicas de Poudre River ha establecido los siguientes principios y directrices para la aceptación de donaciones, subvenciones y/o ayudas para mejorar o desarrollar los programas y servicios de las Bibliotecas:

Además de la aprobación del Consejo, los tipos de donaciones mencionados requerirán acuerdos individuales entre las Bibliotecas y el donante o donantes de la donación.

A. Todas las donaciones, subvenciones y/o ayudas deben promover la misión, las metas, los objetivos de servicio y las prioridades de las Bibliotecas. No deben dirigir la agenda o las prioridades de las Bibliotecas.

B. Las Bibliotecas no aceptarán donaciones, subvenciones y/o ayudas de entidades o personas que discriminen por motivos de género, edad, raza, sexo, color, religión, credo, ascendencia, origen nacional, discapacidad, orientación sexual, estado civil, condición militar, información genética o cualquier otra condición protegida por la legislación estatal o local aplicable.

C. Todas las donaciones, subvenciones y/o ayudas deben salvaguardar la equidad en el acceso a los servicios bibliotecarios. Los acuerdos de donación no deben otorgar ventajas injustas a sectores de la comunidad ni provocar su discriminación.

D. Todas las donaciones, subvenciones y/o ayudas deben proteger el principio de libertad intelectual. Los donantes no pueden dirigir la selección de las colecciones ni exigir la aprobación de productos o servicios.

E. Todos los regalos, subvenciones y/o ayudas deben garantizar la confidencialidad de los registros de los usuarios. Las bibliotecas no venderán ni facilitarán el acceso a los registros de la biblioteca a cambio de regalos o ayudas.

F. Todas las donaciones, subvenciones y/o ayudas deben dejar abierta la posibilidad de que otros donantes reales o potenciales tengan oportunidades similares de prestar apoyo a la biblioteca.

G. Las donaciones de libros usados deben hacerse a través de los Amigos de la Biblioteca de Poudre River, una organización 501(c)3 (véase también Desarrollo de colecciones). Los Amigos también pueden aceptar donaciones y subvenciones para ayudar a llevar a cabo su labor de recaudación de fondos para las Bibliotecas.

H. Cuando las Bibliotecas reciban una subvención o donación monetaria que esté limitada a beneficiarios 501(c)3, las Bibliotecas utilizarán a los Amigos como agencia de transferencia para esos fondos de subvención. Los Amigos distribuirán la totalidad del dinero a las Bibliotecas inmediatamente después de recibirlo.

I. Las donaciones al fondo de dotación de la Biblioteca deben realizarse a través del Poudre River Library Trust (una organización 501(c)3). Esto es independiente de otros fondos de dotación que puedan ser aceptados por las Bibliotecas directamente y/o establecidos para su beneficio directo. El Fideicomiso también puede recibir bienes de valor significativo, como bienes inmuebles o valores, donaciones y legados planificados, o dotaciones, para ayudar a llevar a cabo su labor de recaudación de fondos para las Bibliotecas.

J. Las Bibliotecas no solicitarán ni aceptarán regalos para programas, eventos, servicios o actividades en los que participen niños o dirigidos a ellos de empresas cuyos productos no puedan venderse o distribuirse legalmente a los niños, o de empresas cuyos productos sean inapropiados para su uso por parte de niños.

K. Las Bibliotecas no permitirán la comercialización directa de productos, excepto cuando se promocione material educativo relevante junto con programas y/o se utilice como premios de incentivo para programas.

Autoridad

El Director Ejecutivo y/o su(s) designado(s) tienen autoridad para aceptar obsequios para las Bibliotecas de acuerdo con las disposiciones contenidas en esta Política de obsequios. El Director Ejecutivo se reserva el derecho de rechazar obsequios que no redunden en beneficio de las Bibliotecas. Esta política está sujeta a todos los estatutos federales y de Colorado aplicables y, como tal, puede ser modificada de vez en cuando.

Tipos de donativos aceptados

• Efectivo
• Comprobaciones
• Valores/Instrumentos de inversión (acciones, fondos de inversión, bonos, pólizas de seguro de vida, rentas vitalicias)
• Donaciones planificadas (fideicomisos caritativos, fideicomisos caritativos principales, legados)
• Servicios y/o bienes en especie
• Bienes inmuebles y otros bienes materiales
• Fondos de dotación (a través de asociaciones con entidades de gestión fiscal)

Se requiere la aprobación del Consejo

Se requerirá la consideración y aprobación por mayoría del Consejo para los siguientes tipos de regalos:

• Donaciones de bienes tangibles que comprometerían a las bibliotecas financiera o administrativamente.
• Valores no fácilmente negociables
• Inmobiliario
• Anualidades de regalo
• Fideicomisos caritativos o fideicomisos principales
• Fondos de dotación

Patrocinios

Un patrocinio es un intercambio comercial mutuamente beneficioso entre las Bibliotecas y una organización externa (en adelante, el patrocinador) por el que el patrocinador aporta fondos, productos o servicios en especie a las Bibliotecas a cambio de reconocimiento, agradecimiento u otras consideraciones promocionales. Los patrocinios implican una asociación entre el patrocinador y las Bibliotecas y/o los programas, eventos, servicios o actividades específicos patrocinados. Los patrocinios no implican la aprobación por parte de las Bibliotecas del producto o servicio del patrocinador. Todos los patrocinios deben ajustarse a las siguientes normas de las Bibliotecas Política de oportunidades de denominacióny los acuerdos de patrocinio se confirmarán mediante un Acuerdo de Patrocinio por escrito firmado por ambas partes. El acuerdo de patrocinio describirá los beneficios, las funciones y responsabilidades, los honorarios, la duración y otros términos acordados del acuerdo de patrocinio.

Reconocimiento y agradecimiento

Las Bibliotecas se asegurarán de que cada donante reciba un acuse de recibo, así como recibos fiscales cuando sea necesario y, en la medida en que el donante esté dispuesto, reconocimiento público a través de material impreso o electrónico de las Bibliotecas. El reconocimiento de una donación no es lo mismo que la posibilidad de dar un nombre a las donaciones (Véase Política de oportunidades de denominación).

Revisado y adoptado el 10 de abril de 2023