Manual de normas

El Distrito de Bibliotecas Públicas de Poudre River (las Bibliotecas) agradece las donaciones monetarias y en especie de empresas locales, corporaciones, fundaciones, familias e individuos para apoyar a las Bibliotecas y sus programas e instalaciones. El Consejo de Administración del Distrito de Bibliotecas Públicas de Poudre River cree que las bibliotecas desempeñan un papel esencial en la calidad de vida de nuestros ciudadanos y, en el desempeño de esta importante función, las Bibliotecas se sostienen mediante fondos públicos y se complementan con donaciones, con la salvedad de que las donaciones no deben socavar la integridad de la misión y el propósito de las Bibliotecas.

Esta política de aceptación de regalos persigue los siguientes objetivos:

• Garantiza un trato equitativo a todos los donantes
• Evita malentendidos o incertidumbre
• Ofrece a los donantes una gama de opciones para fomentar la mayor donación posible
• Destaca la importancia de la coordinación entre las entidades de recaudación de fondos de la Biblioteca para evitar duplicaciones o confusiones
• Garantiza que todos los documentos legales relacionados con las donaciones planificadas se revisen adecuadamente.
• Ofrece a los donantes y al público un proceso transparente de apoyo a las bibliotecas.

Principios y directrices

El Distrito de Bibliotecas Públicas de Poudre River ha establecido los siguientes principios y directrices para la aceptación de donaciones, subvenciones y/o ayudas para mejorar o desarrollar los programas y servicios de las Bibliotecas:

Además de la aprobación del Consejo, los tipos de donaciones mencionados requerirán acuerdos individuales entre las Bibliotecas y el donante o donantes de la donación.

1. All gifts, grants and/or support must further the Libraries’ mission, goals, service objectives and priorities. They must not drive the Libraries’ agenda or priorities.
2. The Libraries will not accept gifts, grants and/or support from entities or individuals that discriminate on the basis of gender, age, race, sex, color, religion, creed, ancestry, national origin, disability, sexual orientation, marital status, military status, genetic information, or any other status protected by applicable state or local law.
3. All gifts, grants and/or support must safeguard equity of access to library services. Gift agreements must not give unfair advantage to, or cause discrimination against, sectors of the community.
4. All gifts, grants and/or support must protect the principle of intellectual freedom. Donors may not direct the selection of collections or require endorsement of products or services.
5. All gifts, grants and/or support must ensure the confidentiality of user records. The Libraries will not sell or provide access to library records in exchange for gifts or support.
6. All gifts, grants and/or support must leave open the opportunity for other actual or potential donors to have similar opportunities to provide support to the library.
7. Gifts of used books are to be made through the Poudre River Friends of the Library, a 501(c)3 organization (see also Collections Development). The Friends may also accept donations and grants to assist in carrying out their work to raise funds for the Libraries.
8. When the Libraries are awarded a grant or monetary donation that is limited to 501(c)3 recipients, the Libraries will utilize the Friends as the pass-through agency for those grant funds. The Friends will distribute all monies in full to the Libraries immediately upon receipt.
9. Donations to the Library Endowment fund are to be made through the Poudre River Library Trust (a 501(c)3 organization). This is separate from other endowed funds that may be accepted by the Libraries directly and/or established for their direct benefit. The Trust may also receive property of significant value such as real estate or securities, planned gifts and bequests, or endowments, to assist in carrying out their work to raise funds for the Libraries.
10. The Libraries will not seek or accept gifts for programs, events, services or activities involving or targeted to children from companies whose products cannot legally be sold or distributed to children, or from companies whose products are inappropriate for use by children.
11. The Libraries will not allow direct marketing of products, except where relevant educational material is promoted in conjunction with programs and /or used as incentive prizes for programs.

Autoridad

El Director Ejecutivo y/o su(s) designado(s) tienen autoridad para aceptar obsequios para las Bibliotecas de acuerdo con las disposiciones contenidas en esta Política de obsequios. El Director Ejecutivo se reserva el derecho de rechazar obsequios que no redunden en beneficio de las Bibliotecas. Esta política está sujeta a todos los estatutos federales y de Colorado aplicables y, como tal, puede ser modificada de vez en cuando.

Tipos de donativos aceptados

• Efectivo
• Comprobaciones
• Valores/Instrumentos de inversión (acciones, fondos de inversión, bonos, pólizas de seguro de vida, rentas vitalicias)
• Donaciones planificadas (fideicomisos caritativos, fideicomisos caritativos principales, legados)
• Servicios y/o bienes en especie
• Bienes inmuebles y otros bienes materiales
• Fondos de dotación (a través de asociaciones con entidades de gestión fiscal)

Se requiere la aprobación del Consejo

Se requerirá la consideración y aprobación por mayoría del Consejo para los siguientes tipos de regalos:

• Donaciones de bienes tangibles que comprometerían a las bibliotecas financiera o administrativamente.
• Valores no fácilmente negociables
• Inmobiliario
• Anualidades de regalo
• Fideicomisos caritativos o fideicomisos principales
• Fondos de dotación

Patrocinios

Un patrocinio es un intercambio comercial mutuamente beneficioso entre las Bibliotecas y una organización externa (en adelante, el patrocinador) por el que el patrocinador aporta fondos, productos o servicios en especie a las Bibliotecas a cambio de reconocimiento, agradecimiento u otras consideraciones promocionales. Los patrocinios implican una asociación entre el patrocinador y las Bibliotecas y/o los programas, eventos, servicios o actividades específicos patrocinados. Los patrocinios no implican la aprobación por parte de las Bibliotecas del producto o servicio del patrocinador. Todos los patrocinios deben ajustarse a las siguientes normas de las Bibliotecas Política de oportunidades de denominacióny los acuerdos de patrocinio se confirmarán mediante un Acuerdo de Patrocinio por escrito firmado por ambas partes. El acuerdo de patrocinio describirá los beneficios, las funciones y responsabilidades, los honorarios, la duración y otros términos acordados del acuerdo de patrocinio.

Reconocimiento y agradecimiento

Las Bibliotecas se asegurarán de que cada donante reciba un acuse de recibo, así como recibos fiscales cuando sea necesario y, en la medida en que el donante esté dispuesto, reconocimiento público a través de material impreso o electrónico de las Bibliotecas. El reconocimiento de una donación no es lo mismo que la posibilidad de dar un nombre a las donaciones (Véase Política de oportunidades de denominación).

Revisado y adoptado el 10 de abril de 2023