Manual de normas

Esta Política se aplicará a la adquisición de todos los materiales, servicios y servicios profesionales requeridos o utilizados por todos los departamentos del Distrito, independientemente de la fuente de los fondos. Cuando cualquier adquisición implique el gasto de fondos federales o estatales, la adquisición se llevará a cabo de acuerdo con cualquier ley o reglamento federal o estatal aplicable obligatorio. Esta Política no crea ni confiere ningún derecho a ninguna persona para licitar o recibir la adjudicación de ningún contrato.

Los propósitos de esta Política son proporcionar un trato justo y equitativo a todas las personas involucradas en las compras públicas del Distrito, maximizar el valor de compra de los fondos públicos, codificar y estandarizar los procedimientos de compra del Distrito para una administración ordenada y eficiente de los mismos, proporcionar salvaguardas para mantener un sistema de compras de calidad e integridad y fomentar una competencia efectiva y amplia dentro del sistema de libre empresa.

El siguiente Proceso de Adquisición se aplicará a todas las compras y gastos a menos que se aplique una exención, como se indica a continuación. Las compras no pueden fraccionarse para eludir el proceso de aprobación. Los artículos a granel deben incluir el coste total para los rangos de límites indicados.

 

Límites de compra, documentación requerida y aprobación necesaria

$0 – $7,499

Documentación necesaria

• Factura o recibo
• Cotizaciones competitivas alentadas

 

Aprobación necesaria

• Director de Unidad de Negocio
• Director de Finanzas

 

$7,500 – $14,999

Documentación necesaria

• Orden de compra y factura
• Cotizaciones competitivas alentadas

 

Aprobación necesaria

• Director de Unidad de Negocio
• Director de Finanzas

 

$15,000 – $49,999

Documentación necesaria

• Orden de compra y factura
• Un mínimo de tres presupuestos competitivos

 

Aprobación necesaria

• Director de Unidad de Negocio
• Director de Finanzas

 

$50,000+

Documentación necesaria

• Orden de compra y factura
• Oferta pública de adquisición o solicitud de
  Propuesta

 

Aprobación necesaria

• Director de Unidad de Negocio
  Director de Finanzas
  Director Ejecutivo

 

Exenciones al procedimiento de contratación pública

1. Materiales de la colección de la biblioteca y servicios relacionados
2. Servicios de utilidad pública
3. Servicios jurídicos y contenciosos
4. Actividades sujetas a contratos entre el Distrito y otros organismos gubernamentales
5. Compras de emergencia
   1. En caso de emergencia aparente que requiera la compra inmediata de materiales, servicios profesionales, servicios o construcción, el Director Ejecutivo estará facultado para autorizar al Director de la Unidad de Negocio o al Director Financiero a conseguir los artículos necesarios en el mercado abierto, independientemente del importe del gasto.
   2. En ningún caso el precio del contrato superará los precios comercialmente razonables.
   3. El Director Ejecutivo presentará al Consejo de Administración un informe completo por escrito de las circunstancias de todas las adquisiciones de emergencia superiores a cien mil dólares ($100.000). El informe será recibido por el Consejo de Administración en sesión pública y podrá ser consultado por el público.
6. Exención de fuente única
   1. Un contrato de materiales, servicios profesionales o servicios podrá adjudicarse sin concurso si el Director Financiero determina por escrito que se da una (1) o más de las siguientes condiciones:
      1. Sólo existe una (1) fuente responsable;
      2. Aunque exista más de una (1) fuente responsable, no es razonable utilizar un proceso competitivo o, si se utiliza, resultará en un coste sustancialmente mayor para el Distrito, perjudicará de otro modo los intereses financieros del Distrito o impedirá sustancialmente las funciones administrativas del Distrito o la prestación de servicios al público;
      3. Se requiere un material o servicio concreto para mantener la intercambiabilidad o compatibilidad como parte de un sistema integrado existente;
      4. Se requiere un determinado material, servicio profesional o servicio para normalizar o mantener la normalización con el fin de reducir la inversión financiera o simplificar la administración;
      5. El material es perecedero;
      6. El material o servicio es un espectáculo, servicio u objeto musical, dramático o de otras bellas artes;
      7. Se requiere un material concreto que combine con los materiales en uso, para producir armonía visual;
      8. Se requiere un material concreto para que pueda utilizarlo una persona determinada;
      9. Un asesor profesional prescribe un material determinado;
      10. El material, servicio profesional o servicio es objeto de una orden de cambio.
   2. El Director de la Unidad de Negocio presentará cada determinación realizada en virtud de esta Subsección (f) al Director de Finanzas, quien aprobará o rechazará la contratación.
   3. El Director Ejecutivo someterá a la aprobación final del Consejo de Administración, en sesión pública, todas las adquisiciones realizadas al amparo de este subapartado (f) que superen un coste de cien mil dólares ($100.000).
   4. Toda adquisición aprobada en virtud del presente subapartado (f) por el Director Ejecutivo o el Consejo de Administración podrá utilizarse como base para una compra negociada de cantidades adicionales de los mismos materiales o servicios en cualquier momento dentro de un período de cinco (5) años a partir de la fecha de aprobación; no obstante, las adquisiciones posteriores podrán limitarse expresamente a un número específico de compras o a un período inferior a cinco (5) años.

Presupuesto competitivo

1. Pueden obtenerse presupuestos competitivos para cualquier compra entre $0 y $14.999 y deben obtenerse para cualquier compra entre $15.000 y $49.999.
2. Los presupuestos serán revisados por el Director Financiero para comprobar su exactitud y comparabilidad.
3. Se adjudicará la compra al proveedor más cualificado, basándose en los factores cuantitativos y cualitativos identificados por el Director de la Unidad de Negocio, el personal pertinente y el Director Financiero, así como en las entrevistas con el proveedor y la documentación.

Licitación pública

1. Para cualquier compra superior a $50.000 deberá recurrirse a una licitación pública, a menos que se cumpla uno de los siguientes criterios, en cuyo caso podrá recurrirse a una solicitud de propuesta:
   1. Materiales y servicios para los que el Director de Finanzas determine por escrito que el uso de la licitación competitiva sellada no es factible o no es ventajoso para el Distrito;
   2. Servicios profesionales; y
   3. Mejoras del Distrito para las que el Director de Finanzas determine que el uso de métodos de entrega alternativos proporcionará un beneficio sustancial al Distrito, manteniendo al mismo tiempo un precio y/o rendimiento suficientemente competitivos.
2. Las adquisiciones realizadas en virtud de la presente Sección se adjudicarán al licitador responsable que presente la oferta más baja tras una licitación competitiva en pliego cerrado.
3. Se publicará una convocatoria de licitación que incluirá las especificaciones y todas las condiciones contractuales aplicables a la contratación.
4. Se dará aviso público e incluirá el título de la licitación, así como el lugar, fecha y hora de presentación. Todas las ofertas deberán recibirse en el lugar indicado en el anuncio de licitación.
5. Todas las ofertas se abrirán en público a la hora y en el lugar indicados en el anuncio de licitación. Se registrará el importe de cada oferta y cualquier otra información pertinente que el Director de la Unidad de Negocio y el Director Financiero consideren oportuna, junto con el nombre de cada licitador. A partir de ese momento, el registro de ofertas y cada oferta estarán a disposición del público en la oficina del Director Financiero de la misma forma que los demás registros públicos. En caso de causa justificada, a juicio del Director de Finanzas, podrá aplazarse la apertura de las ofertas.
6. Las ofertas serán aceptadas incondicionalmente sin alteración o corrección alguna, salvo lo autorizado en el inciso (g) de esta Sección. Las ofertas se evaluarán con base en los requisitos establecidos en el llamado a licitación, que podrán incluir criterios y/o procesos para determinar la aceptabilidad, tales como inspección, suministro de materiales de muestra, pruebas, calidad, mano de obra, entrega e idoneidad para un fin determinado. Los criterios que afecten al precio de la oferta deberán ser objetivamente mensurables, como descuentos, costes de transporte y costes totales o del ciclo de vida. En el anuncio de licitación se indicarán todos los criterios de evaluación que se utilizarán. En la evaluación de las ofertas no podrán utilizarse criterios que no figuren en el anuncio de licitación.
7. El Director Financiero podrá autorizar la corrección o retirada de ofertas erróneas antes o después de la apertura de las ofertas, o la anulación de adjudicaciones o contratos basados en dichos errores, cuando lo considere oportuno.
   1. Las ofertas podrán ser retiradas por el oferente por cualquier motivo antes de la apertura de las mismas. Dicha notificación de retirada deberá recibirse en la oficina designada en el anuncio de licitación antes de la hora fijada para la apertura de las ofertas.
   2. Los errores descubiertos antes de la apertura de las ofertas podrán ser corregidos por escrito por el licitador. Dichas correcciones deberán recibirse en la oficina designada en el anuncio de licitación antes de la hora fijada para la apertura de las ofertas.
   3. Tras la apertura de las ofertas, se aplicarán las siguientes disposiciones:
      1. El Director Financiero podrá autorizar a un licitador con una oferta baja que alegue un error material de hecho a corregir su oferta si el error es claramente evidente en el documento de oferta y la oferta correcta prevista es igualmente evidente.
      2. El Director Financiero podrá autorizar al licitador que alegue un error material de hecho a retirar su oferta: (i) si el error es claramente evidente en la oferta pero la oferta correcta prevista no es igualmente evidente o (ii) si el error no es claramente evidente en la oferta pero el licitador presenta pruebas al Director Financiero que demuestren de forma clara y convincente que se ha cometido un error, en cuyo caso el licitador deberá demostrar la naturaleza del error y el precio de la oferta realmente previsto.
   4. No se permitirán cambios en los precios de las ofertas u otras disposiciones de las ofertas que perjudiquen los intereses del Distrito o la competencia leal.
   5. Todas las decisiones de permitir la corrección o retirada de ofertas o de anular adjudicaciones o contratos basados en errores en las ofertas estarán respaldadas por una resolución escrita del Director Financiero.
8. El contrato se adjudicará a la mayor brevedad mediante notificación por escrito al licitador responsable que presente la oferta más baja y que cumpla los requisitos y criterios establecidos en el anuncio de licitación. Si la oferta más baja y responsable supera los fondos presupuestados y las limitaciones de tiempo o las consideraciones económicas impiden la licitación de un trabajo de menor alcance, el Director de Finanzas está autorizado a negociar un ajuste del precio de la oferta con el licitador más bajo y responsable, a modificar el alcance del trabajo o a negociar otros términos y condiciones para que la oferta se ajuste a la cantidad de fondos disponibles.

Solicitud de propuestas

1. Las Solicitudes de Propuesta (RFP) pueden utilizarse en lugar de las Licitaciones por Licitación Sellada para cualquier compra superior a $50.000 en base a los criterios de calificación de la Subsección (a) de Licitaciones por Licitación Sellada.
2. Las solicitudes de propuestas serán elaboradas por el Director de la Unidad de Negocio con la asistencia del Director Financiero.
3. Las solicitudes de propuestas indicarán los factores de evaluación y su importancia relativa.
4. Se dará aviso público e incluirá el título de la propuesta, así como el lugar, fecha y hora de presentación. Todas las propuestas deberán recibirse en el lugar indicado en la solicitud de propuestas.
5. Las propuestas se abrirán de manera que se evite revelar su contenido a los oferentes competidores durante el proceso de negociación. Se mantendrá una lista de las propuestas en la que figurará el nombre de cada oferente y que estará abierta a la inspección o divulgación públicas después de la hora fijada para la presentación de las propuestas.
6. Después de la apertura de las propuestas, podrán celebrarse entrevistas con el oferente u oferentes responsables mejor clasificados con el fin de aclarar y asegurar la plena comprensión de los requisitos de la licitación y la respuesta a los mismos. Los oferentes seleccionados para la entrevista recibirán un trato justo y equitativo con respecto a cualquier oportunidad de discusión y revisión de las propuestas. Podrán permitirse revisiones después de la presentación y antes de la adjudicación para reflejar aclaraciones en el alcance del trabajo o el importe de la propuesta. En la realización de las entrevistas, el Distrito o cualquier funcionario, empleado o comité del mismo no revelará ninguna información derivada de las propuestas presentadas por los oferentes competidores, ni revelará ninguna información discutida por el comité de evaluación en la selección de los oferentes mejor clasificados.
7. El contrato se adjudicará con razonable prontitud mediante notificación por escrito al oferente responsable cuya propuesta se determine por escrito que es la más ventajosa para el Distrito, tomando en consideración los factores de evaluación establecidos en la Solicitud de Propuesta. No se utilizarán otros factores o criterios en la evaluación.
8. Después de que el contrato haya sido adjudicado y ejecutado por escrito con el oferente seleccionado, los puntos totales del comité de evaluación serán retenidos por el Director de Finanzas por un período de tiempo consistente con la política de retención de registros del Distrito. Las hojas de calificación individual, los puntos totales, las clasificaciones de los oferentes y las notas preparadas o utilizadas por los miembros del comité de evaluación no se pondrán a disposición del público para su inspección o divulgación.
   1. El nombre de la empresa adjudicataria podrá hacerse público después de la fecha del anuncio escrito de adjudicación.
9. El Director de la Unidad de Negocio y el Director Financiero están autorizados a negociar con el ofertante seleccionado los términos del contrato, incluidos, entre otros, el precio final y el alcance preciso del trabajo.

1. Para determinar si un licitador u ofertante es responsable, se tendrán en cuenta los siguientes criterios:
   1. La aptitud, capacidad y destreza del licitador u oferente para ejecutar el contrato o prestar los servicios requeridos;
   2. Si el licitador u oferente puede ejecutar el contrato o prestar el servicio con prontitud y dentro del plazo especificado, sin demoras ni interferencias;
   3. El carácter, integridad, reputación, juicio, experiencia y eficiencia del licitador u oferente;
   4. La calidad de la ejecución de contratos o servicios anteriores por parte del licitador u oferente;
   5. El cumplimiento previo y actual por parte del licitador u ofertante de las leyes y ordenanzas relativas al contrato o servicio;
   6. La suficiencia de los recursos financieros y la capacidad del licitador u oferente para ejecutar el contrato o prestar el servicio;
   7. La calidad, disponibilidad y adaptabilidad de los materiales y servicios al uso particular requerido;
   8. La capacidad del licitador u ofertante para proporcionar mantenimiento y servicio futuros para el uso del objeto del contrato;
   9. Cualquier otra circunstancia que afecte a la ejecución del contrato por parte del licitador u oferente.
2. El Gerente de la Unidad de Negocios y el Director de Finanzas tendrán la autoridad para rechazar todas las ofertas o propuestas o cualquier parte de las mismas cuando con ello se sirvan los intereses del Distrito y del público. Todas estas decisiones estarán respaldadas por una resolución escrita del Director Financiero.
3. Ningún licitador u oferente podrá estar en mora en el cumplimiento de cualquier otro contrato con el Distrito o en el pago de cualquier suma adeudada al Distrito.

 

Revisado y adoptado en enero de 2021