Manual de normas

En virtud de un acuerdo intergubernamental vigente con la ciudad de Fort Collins (la Ciudad) adoptado en diciembre de 2007, el Distrito contrata a la Ciudad para que le preste los servicios de compra que se describen en la siguiente Política.

La presente Política se aplicará a la adquisición de todos los materiales, servicios y servicios profesionales que requieran o utilicen todos los departamentos del Distrito, independientemente de la fuente de los fondos.

Cuando cualquier adquisición implique el gasto de fondos federales o estatales, dicha adquisición se llevará a cabo de conformidad con las leyes o reglamentos federales o estatales obligatorios aplicables. Esta Política no crea ni confiere ningún derecho o privilegio a ninguna persona para licitar o recibir la adjudicación de ningún contrato.

Los objetivos de esta Política son garantizar un trato justo y equitativo a todas las personas involucradas en las compras públicas del Distrito, maximizar el valor de compra de los fondos públicos, codificar y estandarizar los procedimientos de compra del Distrito para una administración ordenada y eficiente de los mismos, proporcionar garantías para mantener un sistema de adquisiciones de calidad e integridad y fomentar una competencia eficaz y amplia dentro del sistema de libre empresa.

El siguiente Proceso de Adquisición se aplicará a todas las compras y gastos a menos que se aplique una exención, como se indica a continuación. Las compras no pueden fraccionarse para eludir el proceso de aprobación. Los artículos a granel deben incluir el coste total para los rangos de límites indicados.

 

Límites de compra, documentación requerida y aprobación necesaria

$0 – $7,499

Documentación necesaria

• Factura o recibo
• Cotizaciones competitivas alentadas

Aprobación necesaria

• Director de Unidad de Negocio
• Director de Finanzas

$7,500 – $14,999

Documentación necesaria

• Orden de compra y factura
• Cotizaciones competitivas alentadas

Aprobación necesaria

• Director de Unidad de Negocio
• Director de Finanzas

 

$15,000 – $49,999

Documentación necesaria

• Orden de compra y factura
• Un mínimo de tres presupuestos competitivos

Aprobación necesaria

• Director de Unidad de Negocio
• Director de Finanzas

$50,000+

Documentación necesaria

• Orden de compra y factura
• Licitación pública o solicitud de propuestas

Aprobación necesaria

• Director de Unidad de Negocio
• Director de Finanzas
• Director Ejecutivo

 

Exenciones al procedimiento de contratación pública

A. Materiales de la colección de la biblioteca y servicios relacionados

B. Servicios públicos

C. Servicios legales y de litigios

D. Actividades sujetas a contratos entre el Distrito y otros organismos gubernamentales.

E. Compras de emergencia

1. En caso de emergencia aparente que requiera la compra inmediata de materiales, servicios profesionales, servicios o construcción, el Director Ejecutivo estará facultado para autorizar al Director de la Unidad de Negocio o al Director Financiero a conseguir los artículos necesarios en el mercado abierto, independientemente del importe del gasto.
2. En ningún caso el precio del contrato excederá lo comercialmente razonable.
3. El Director Ejecutivo deberá presentar al Consejo un informe escrito completo sobre las circunstancias de todas las compras de emergencia que superen los cien mil dólares ($100,000). El informe será recibido por el Consejo de Administración en una reunión abierta y estará a disposición del público para su inspección.

F. Exención por fuente única

1. Un contrato de materiales, servicios profesionales o servicios podrá adjudicarse sin concurso si el Director Financiero determina por escrito que se da una (1) o más de las siguientes condiciones:

a. Solo existe una (1) fuente responsable;

b. Aunque exista más de una (1) fuente responsable, no sea razonable utilizar un proceso competitivo o, si se utiliza, este suponga un costo sustancialmente mayor para el Distrito, perjudique de otro modo los intereses financieros del Distrito o obstaculice sustancialmente las funciones administrativas del Distrito o la prestación de servicios al público;

c. Se requiere un material o servicio concreto para mantener la intercambiabilidad o compatibilidad como parte de un sistema integrado existente.;

d. Se requiere un material, servicio profesional o servicio concreto para normalizar o mantener la normalización con el fin de reducir la inversión financiera o simplificar la administración.;

e. El material es perecedero.;

f. El material o servicio es una representación, servicio u objeto musical, dramático o de otro tipo relacionado con las bellas artes.;

g. Se requiere un material específico que combine con los materiales utilizados, a fin de crear armonía visual.;

h. Se requiere un material específico para que pueda utilizarlo una persona concreta.;

i. Un asesor profesional prescribe un material concreto;

j. El material, servicio profesional o servicio es objeto de un cambio.

2. El director de la unidad de negocio presentará cada decisión tomada en virtud de este apartado (f) al director financiero, quien aprobará o rechazará la

3. El Director Ejecutivo presentará todas las adquisiciones realizadas en virtud de la presente subsección (f) que superen un costo de cien mil dólares ($100 000) al Consejo de Administración en una reunión abierta para su aprobación definitiva.

4. Cualquier adquisición aprobada en virtud de este inciso (f) por el Director Ejecutivo o el Consejo de Administración podrá utilizarse como base para la compra negociada de cantidades adicionales de los mismos materiales o servicios en cualquier momento dentro de un plazo de cinco (5) años a partir de la fecha de aprobación; sin embargo, las adquisiciones posteriores podrán limitarse expresamente a un número específico de compras o a un plazo inferior a cinco (5) años.

Presupuesto competitivo

A. Se pueden obtener cotizaciones competitivas para cualquier compra entre $0 y $14,999, y se deben obtener para cualquier compra entre $15,000 y $49,999.

B. El Director de Finanzas revisará las cotizaciones para verificar su exactitud y

C. Se adjudicará la compra al proveedor más calificado, basándose en factores cuantitativos y cualitativos identificados por el Gerente de la Unidad de Negocio, el personal pertinente y el Director de Finanzas, así como en las entrevistas con los proveedores y la documentación.

Licitación pública

A. Se deben utilizar licitaciones competitivas cerradas para cualquier compra superior a $50,000, a menos que se cumpla uno de los siguientes criterios, en cuyo caso se puede utilizar una solicitud de propuesta:

1. Materiales y servicios para los que el Director de Finanzas determine por escrito que el uso de la licitación competitiva sellada no es factible o no es ventajoso para el Distrito;
2. Servicios profesionales; y
3. Mejoras del Distrito para las que el Director de Finanzas determine que el uso de métodos de entrega alternativos proporcionará un beneficio sustancial al Distrito, manteniendo al mismo tiempo un precio y/o rendimiento suficientemente competitivos.

B. Las adquisiciones realizadas de conformidad con esta sección se adjudicarán al licitador responsable y con la oferta más baja tras una licitación competitiva en sobre cerrado.

C. Se emitirá una invitación a licitar que incluirá las especificaciones y todos los términos y condiciones contractuales aplicables a la adquisición.

D. Se dará aviso público, que incluirá el título de la licitación, así como el lugar, la fecha y la hora de presentación. Todas las ofertas deberán recibirse en el lugar indicado en la convocatoria de licitación.

E. Todas las ofertas se abrirán públicamente en el momento y lugar indicados en la convocatoria de licitación. El importe de cada oferta y cualquier otra información relevante que el director de la unidad de negocio y el director financiero consideren oportuna, junto con el nombre de cada licitador, se pondrán a disposición del público para su inspección en la oficina del director financiero, al igual que el resto de registros públicos. En caso de que el Director de Finanzas lo considere justificado, se podrá posponer la apertura de las ofertas.

F. Las ofertas se aceptarán incondicionalmente sin modificaciones ni correcciones, salvo en los casos autorizados en el apartado (g) de esta sección. Las ofertas se evaluarán en función de los requisitos establecidos en la convocatoria de licitación, que pueden incluir criterios y/o procesos para determinar su aceptabilidad, tales como inspección, suministro de muestras de materiales, pruebas, calidad, mano de obra, entrega e idoneidad para un fin determinado. Los criterios que afecten al precio de la oferta serán objetivamente medibles, como los descuentos, los costos de transporte y el costo total o del ciclo de vida. La convocatoria de licitación establecerá todos los criterios de evaluación que se utilizarán. No se podrá utilizar en la evaluación de las ofertas ningún criterio que no figure en la convocatoria de licitación.

G. La corrección o retirada de ofertas erróneas por descuido antes o después de la apertura de las ofertas, o la cancelación de adjudicaciones o contratos basados en dichos errores en las ofertas, podrán ser autorizadas cuando el Director de Finanzas lo considere apropiado.

1. Las ofertas podrán ser retiradas por el oferente por cualquier motivo antes de la apertura de las mismas. Dicha notificación de retirada deberá recibirse en la oficina designada en el anuncio de licitación antes de la hora fijada para la apertura de las ofertas.
2. Los errores descubiertos antes de la apertura de las ofertas podrán ser corregidos por escrito por el licitador. Dichas correcciones deberán recibirse en la oficina designada en el anuncio de licitación antes de la hora fijada para la apertura de las ofertas.
3. Tras la apertura de las ofertas, se aplicarán las siguientes disposiciones:

a. El Director de Finanzas podrá permitir que un licitador que haya presentado una oferta baja alegando un error material de hecho corrija su oferta si el error es claramente evidente en el documento de licitación y la oferta correcta prevista es similar.

b. El Director de Finanzas podrá permitir que un licitador que haya presentado una oferta baja alegando un error material de hecho retire su oferta: (i) si el error es claramente evidente en la oferta, pero la oferta correcta prevista no es igualmente evidente, o (ii) si el error no es claramente evidente en la oferta, pero el licitador presenta pruebas al Director de Finanzas que demuestran de forma clara y convincente que se ha cometido un error, en cuyo caso el licitador deberá demostrar la naturaleza del error y el precio de la oferta real.

4. No se permitirán cambios en los precios de las ofertas ni en otras disposiciones de las mismas que perjudiquen los intereses del Distrito o la competencia leal.

5. Todas las decisiones relativas a permitir la corrección o retirada de ofertas, o a cancelar adjudicaciones o contratos basadas en errores en las ofertas, estarán respaldadas por una resolución por escrito del Director de Finanzas.

H. El contrato se adjudicará con la debida diligencia mediante notificación por escrito al licitador responsable y con la oferta más baja que cumpla los requisitos y criterios establecidos en la convocatoria de licitación. Si la oferta más baja y responsable excede los fondos presupuestados y las limitaciones de tiempo o las consideraciones económicas impiden volver a licitar el trabajo con un alcance reducido, el Director de Finanzas está autorizado a negociar un ajuste del precio de la oferta con el licitador más bajo y responsable, a modificar el alcance del trabajo o a negociar otros términos y condiciones para que la oferta se ajuste al monto de los fondos disponibles.

Solicitud de propuestas

A. Las solicitudes de propuestas (RFP) pueden utilizarse en lugar de las licitaciones competitivas selladas para cualquier compra superior a $50 000, según los criterios de calificación establecidos en la subsección (a) sobre licitaciones competitivas selladas.

B. Las solicitudes de propuestas serán elaboradas por el Gerente de la Unidad de Negocio con la ayuda del Director de Finanzas.

C. Las solicitudes de propuestas deberán indicar los factores de evaluación y su importancia relativa.

D. Se publicará un aviso público que incluirá el título de la propuesta, así como el lugar y la fecha de presentación. Todas las propuestas deberán recibirse en el lugar indicado en la solicitud de propuestas.

E. Las propuestas se abrirán de manera que se evite la divulgación de su contenido a los licitadores competidores durante el proceso. Se mantendrá una lista de propuestas con el nombre de cada licitador, que estará abierta a la inspección pública o se divulgará una vez finalizado el plazo establecido para la presentación de propuestas.

F. Tras la apertura de las propuestas, se podrán realizar entrevistas con el licitador o licitadores responsables mejor clasificados con el fin de aclarar y garantizar la plena comprensión y el cumplimiento de los requisitos de la licitación. Los licitadores seleccionados para la entrevista recibirán un trato justo y equitativo en lo que respecta a cualquier oportunidad de debate y revisión de las propuestas. Se podrán permitir revisiones después de la presentación y antes de la adjudicación, con el fin de reflejar las aclaraciones en el alcance del trabajo o el importe de la propuesta. Durante las entrevistas, ni el Distrito ni ningún funcionario, empleado o comité del mismo revelará ninguna información derivada de las propuestas presentadas por los licitadores competidores, ni revelará ninguna información discutida por el comité de evaluación en la selección de los licitadores mejor clasificados.

G. El contrato se adjudicará con la debida diligencia mediante notificación por escrito al licitador responsable cuya propuesta se considere por escrito la más ventajosa para el Distrito, teniendo en cuenta los factores de evaluación establecidos en la solicitud de propuestas. No se utilizarán otros factores o criterios en la evaluación.

H. Una vez adjudicado el contrato y formalizado por escrito con el licitador seleccionado, el director financiero conservará la puntuación total del comité de evaluación durante un periodo de tiempo acorde con la política de conservación de registros del Distrito. Las hojas de calificación individuales, la puntuación total, la clasificación de los licitadores y las notas preparadas o utilizadas por los miembros del comité de evaluación no se pondrán a disposición del público para su inspección o divulgación.

1. El nombre de la empresa adjudicataria podrá hacerse público después de la fecha del anuncio escrito de adjudicación.

I. El Gerente de la Unidad de Negocio y el Director de Finanzas están autorizados a negociar los términos del contrato, incluyendo, entre otros, el precio final y el alcance exacto del trabajo con el licitador seleccionado.

J. Para determinar si un licitador u oferente es responsable, se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

1. La aptitud, capacidad y destreza del licitador u oferente para ejecutar el contrato o prestar los servicios requeridos;
2. Si el licitador u oferente puede ejecutar el contrato o prestar el servicio con prontitud y dentro del plazo especificado, sin demoras ni interferencias;
3. El carácter, integridad, reputación, juicio, experiencia y eficiencia del licitador u oferente;
4. La calidad del desempeño del licitante u oferente en contratos o servicios anteriores.;
5. El cumplimiento previo y actual por parte del licitador u ofertante de las leyes y ordenanzas relativas al contrato o servicio;
6. La suficiencia de los recursos financieros y la capacidad del licitador u oferente para ejecutar el contrato o prestar el servicio;
7. La calidad, disponibilidad y adaptabilidad de los materiales y servicios al uso particular requerido;
8. La capacidad del licitador u ofertante para proporcionar mantenimiento y servicio futuros para el uso del objeto del contrato;
9. Cualquier otra circunstancia que afecte al cumplimiento del contrato por parte del licitador u oferente.

K. El Gerente de la Unidad de Negocios y el Director de Finanzas tendrán la autoridad de rechazar todas las ofertas o propuestas, o cualquier parte de las mismas, cuando ello redunde en beneficio de los intereses del Distrito y del público. Todas estas decisiones estarán respaldadas por una resolución escrita emitida por el Director de Finanzas.

Ningún licitador u oferente podrá incurrir en incumplimiento en la ejecución de cualquier otro contrato con el Distrito o en el pago de cualquier cantidad adeudada al Distrito.

Actualizado en marzo de 2026