Políticas

Es política del Distrito contratar a una empresa/persona cualificada de contabilidad pública certificada para llevar a cabo un examen independiente de los estados financieros del Distrito de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental Generalmente Aceptadas.

Tal y como exigen los Estatutos Revisados de Colorado, la Ley de Auditoría de los Gobiernos Locales, 29-1-601 a 29-1-608, y la Ley de Bibliotecas, 24-90-109, el Consejo de Administración del Distrito de la Biblioteca Pública Poudre River garantizará que se realice una auditoría anual de los asuntos y transacciones financieras de todos los fondos y actividades del Distrito para cada ejercicio fiscal.

El informe de auditoría:

A) Contenido

Estados financieros que incluyen la Discusión y el Análisis de la Dirección que exponen la situación financiera y los resultados de funcionamiento de cada fondo y actividad del Distrito de la Biblioteca Pública del Río Poudre y una comparación de las cifras reales con las cifras presupuestadas para cada fondo o actividad para los que se ha preparado un presupuesto.

La opinión del auditor con respecto a los estados financieros del Distrito.

Divulgación completa por parte del auditor de las infracciones de la legislación estatal o local y de los puntos débiles importantes en el control interno que se detecten durante el proceso de auditoría.

B) Presentación del informe

La auditoría deberá estar terminada y el informe de auditoría presentado por el auditor al Consejo de Administración del Distrito de Bibliotecas Públicas de Poudre River a más tardar en la reunión del Consejo de junio.

Se enviará una copia de la auditoría al auditor del Estado en un plazo de treinta días a partir de la recepción por el Distrito de la auditoría, pero no más tarde del 31 de julio.

Responsabilidades

A) Comisión de FinanzasEl Comité de Auditoría, compuesto por tres miembros del Consejo de Administración, en colaboración con el Director Financiero y el Director de la Biblioteca, iniciará un proceso formal de solicitud de propuestas (RFP) al menos cada cinco años para contratar los servicios de un auditor. El comité evaluará las propuestas presentadas, realizará entrevistas si es necesario, y seleccionará un contable público certificado o una empresa de contabilidad pública certificada. El contrato anual de servicios de auditoría podrá renovarse por otros cuatro años, previa aprobación del comité de auditoría y del Consejo de Administración.

B) El Consejo de Administración aprobará la selección de un contable público certificado o una empresa de contabilidad pública certificada, basándose en la recomendación del Comité de Auditoría, al cierre de cada ejercicio fiscal.

C) El responsable financiero será responsable de la preparación de un balance de comprobación de trabajo, análisis de diversas cuentas, archivos completos de las actas del Consejo, contratos, confirmaciones bancarias y cualquier calendario o información adicional necesarios para completar la auditoría. El responsable financiero también se encargará del trabajo de producción necesario para completar los informes finales de auditoría.

D) El Distrito puede utilizar el mismo contable público certificado o empresa de contabilidad pública certificada que la Ciudad de Fort Collins siempre y cuando el Distrito contrate con la Ciudad sus servicios de contabilidad, el auditor se seleccione como resultado de un proceso de RFP y el responsable financiero del Distrito participe en dicho proceso de RFP.

Adoptada el 10 de mayo de 2010

El Distrito adoptará un presupuesto anual de acuerdo con la parte 1 del artículo 1 del título 29, C.R.S. Este presupuesto será para el año natural siguiente y se adoptará sobre una base coherente con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

El Director Ejecutivo está específicamente autorizado a realizar transferencias presupuestarias entre cuentas operativas dentro de un fondo. Cualquier transferencia de fondos presupuestados hacia o desde un proyecto de capital específicamente aprobado, y cualquier cambio en el presupuesto total de cada fondo requieren la aprobación del Patronato.

Se establece una Reserva de Capital que se financiará anualmente en $250,000. El objetivo de esta reserva es acumular fondos para reparaciones o sustituciones importantes de instalaciones y/o equipos del Distrito, así como para instalaciones nuevas o ampliadas. Esta reserva se mantendrá separada del Fondo General del Distrito en un Fondo de Proyectos de Capital.

Se establece una reserva operativa equivalente a 20% de los ingresos presupuestados. Esta reserva se mantendrá en el Fondo General para cubrir las necesidades de tesorería del Distrito.

Modificado y aprobado el 10 de noviembre de 2014

El Distrito contrata a la Ciudad de Fort Collins para la gestión de su tesorería e inversiones. La política de inversión de la ciudad fue adoptada por el Consejo de Administración del Distrito en diciembre de 2007. Se incluye una copia de dicha política como apéndice a este resumen de políticas.

Adoptada en diciembre de 2007

El propósito de la Política de Activos de Capital es presentar un método uniforme de mantenimiento y actualización de los registros de propiedad de activos de capital del Distrito de la Biblioteca Pública Poudre River. Los principios incorporados están de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP).

La política del Distrito de la Biblioteca Pública Poudre River consiste en registrar los elementos del activo fijo utilizando un umbral de capitalización de $5.000 para todos los elementos individuales. Los Bienes de Capital representan terrenos, edificios, vehículos, equipos y materiales propiedad del Distrito y adquiridos mediante compra o donación. Los materiales, específicamente libros y materiales audiovisuales de valor duradero, se registrarán en conjunto al final del año para su inclusión en los registros de Activos de Capital.

De acuerdo con la ley del Estado de Colorado, C.R.S. 29-1-506, cada año se realizará un inventario de dichos activos. El inventario de bienes de capital se conciliará anualmente con el libro mayor, y cualquier diferencia se conciliará y ajustará.

Una enajenación de bienes de capital representa la retirada física de un bien de la custodia o responsabilidad. De acuerdo con los Estatutos del Estado de Colorado (CRS 24-90-109), cualquier activo con un valor superior a $1.000 puede ser enajenado de una de estas cuatro formas: donado, desguazado, vendido o intercambiado. Si el activo se transmite a un organismo estatal o a una subdivisión política del Estado o a una entidad sin ánimo de lucro, la decisión puede tomarla el Director Ejecutivo o el Responsable Financiero. La cesión de un activo a cualquier empresa o entidad comercial externa deberá ser aprobada por el Patronato. A menos que se ofrezca al público en general, un bien de capital no puede venderse ni donarse a un particular o a un empleado.

Los materiales de la colección desbrozados, que en conjunto se consideran bienes de capital, se donarán a los Amigos de la Biblioteca de Poudre River. Los Amigos están autorizados a tomar la decisión final sobre la disposición de estos materiales. Los equipos informáticos, cuando queden obsoletos y no sean objeto de donación, se reciclarán, de acuerdo con la legislación que prohíbe el vertido al por mayor de dichos equipos.

Adoptada el 10 de mayo de 2010

A) Alternativas de financiación
Existen tres alternativas de financiación para las inversiones de capital:

• Utilización de fondos existentes - Si el Distrito dispone de fondos no comprometidos, puede utilizarlos para gastos de capital.
• Empréstitos - Si el Distrito no dispone de capital no comprometido o decide no utilizarlo, puede financiar los gastos de capital mediante empréstitos, según lo permitido por la Constitución o los Estatutos del Estado.
• Arrendamiento financiero - El Distrito puede adquirir bienes de capital suscribiendo acuerdos de arrendamiento financiero o de compra de bienes de capital según lo permita la Constitución o los Estatutos del Estado.

B) Utilización a largo plazo frente a capital permanente/general
El Distrito limita el endeudamiento a proyectos o activos de capital a largo plazo. Puede resultar ventajoso para el Distrito utilizar deuda a largo plazo para financiar a largo plazo sus necesidades de capital. El plazo de los empréstitos estará vinculado a la vida útil prevista de los activos. El capital corriente/general se financia mediante los excedentes del ejercicio corriente o las reservas acumuladas.

C) Tipos fijos frente a tipos variables
El Distrito trata de adquirir deuda al menor coste posible. La decisión de contraer deuda a tipo fijo o variable se basará en principios económicos sólidos.

Adoptada el 10 de mayo de 2010

Esta Política se aplicará a la adquisición de todos los materiales, servicios y servicios profesionales requeridos o utilizados por todos los departamentos del Distrito, independientemente de la fuente de los fondos. Cuando cualquier adquisición implique el gasto de fondos federales o estatales, la adquisición se llevará a cabo de acuerdo con cualquier ley o reglamento federal o estatal aplicable obligatorio. Esta Política no crea ni confiere ningún derecho a ninguna persona para licitar o recibir la adjudicación de ningún contrato.

Los propósitos de esta Política son proporcionar un trato justo y equitativo a todas las personas involucradas en las compras públicas del Distrito, maximizar el valor de compra de los fondos públicos, codificar y estandarizar los procedimientos de compra del Distrito para una administración ordenada y eficiente de los mismos, proporcionar salvaguardas para mantener un sistema de compras de calidad e integridad y fomentar una competencia efectiva y amplia dentro del sistema de libre empresa.

El siguiente Proceso de Adquisición se aplicará a todas las compras y gastos a menos que se aplique una exención, como se indica a continuación. Las compras no pueden fraccionarse para eludir el proceso de aprobación. Los artículos a granel deben incluir el coste total para los rangos de límites indicados.

Límites de compra, documentación requerida y aprobación necesaria

$0 – $7,499

Documentación necesaria

• Factura o recibo
• Cotizaciones competitivas alentadas

Aprobación necesaria

• Director de Unidad de Negocio
• Director de Finanzas

$7,500 – $14,999

Documentación necesaria

• Orden de compra y factura
• Cotizaciones competitivas alentadas

Aprobación necesaria

• Director de Unidad de Negocio
• Director de Finanzas

$15,000 – $49,999

Documentación necesaria

• Orden de compra y factura
• Un mínimo de tres presupuestos competitivos

Aprobación necesaria

• Director de Unidad de Negocio
• Director de Finanzas

$50,000+

Documentación necesaria

• Orden de compra y factura
• Oferta pública de adquisición o solicitud de
  Propuesta

Aprobación necesaria

• Director de Unidad de Negocio
  Director de Finanzas
  Director Ejecutivo

Exenciones al procedimiento de contratación pública

(a) Materiales de la colección de la biblioteca y servicios relacionados

(b) Servicios de utilidad pública

(c) Servicios jurídicos y contenciosos

(d) Actividades sujetas a contratos entre el Distrito y otros organismos gubernamentales

(e) Compras de emergencia

a. En caso de emergencia aparente que requiera la compra inmediata de materiales, servicios profesionales, servicios o construcción, el Director Ejecutivo estará facultado para autorizar al Director de la Unidad de Negocio o al Director de Finanzas a conseguir los artículos necesarios en el mercado abierto, independientemente del importe del gasto.

b. En ningún caso el precio del contrato superará los precios comercialmente razonables.

c. El Director Ejecutivo presentará al Consejo de Administración un informe completo por escrito de las circunstancias de todas las adquisiciones de emergencia superiores a cien mil dólares ($100.000). El informe será recibido por la Junta de Fideicomisarios en una reunión abierta, y dicho informe estará abierto a la inspección pública.

(f) Exención de fuente única

a. Un contrato de materiales, servicios profesionales o servicios podrá adjudicarse sin concurso si el Director Financiero determina por escrito que se da una (1) o más de las siguientes condiciones:

i. Sólo existe una (1) fuente responsable;

ii. Aunque existe más de una (1) fuente responsable, no puede utilizarse razonablemente un proceso competitivo o, si se utiliza, resultará en un coste sustancialmente mayor para el Distrito, perjudicará de otro modo los intereses financieros del Distrito o impedirá sustancialmente las funciones administrativas del Distrito o la prestación de servicios al público;

iii. Se requiere un material o servicio concreto para mantener la intercambiabilidad o compatibilidad como parte de un sistema integrado existente;

iv. Se requiere un determinado material, servicio profesional o servicio para normalizar o mantener la normalización con el fin de reducir la inversión financiera o simplificar la administración;

v. El material es perecedero;

vi. El material o servicio es un espectáculo, servicio u objeto musical, dramático o de otras bellas artes;

vii. Se requiere que un material determinado combine con los materiales en uso, de modo que se produzca una armonía visual;

viii. Se requiere un material concreto para permitir su uso por una persona específica;

ix. Un asesor profesional prescribe un material determinado;

x. El material, servicio profesional o servicio es objeto de una orden de cambio.

b. El Director de la Unidad de Negocio presentará cada determinación realizada en virtud de esta Subsección (f) al Director de Finanzas, quien aprobará o rechazará la adquisición.

c. El Director Ejecutivo someterá todas las adquisiciones contempladas en este subapartado (f) que superen un coste de cien mil dólares ($100.000) al Patronato en sesión pública para su aprobación definitiva.

d. Cualquier adquisición aprobada en virtud de este subapartado (f) por el Director Ejecutivo o el Consejo de Administración podrá utilizarse como base para una compra negociada de cantidades adicionales de los mismos materiales o servicios en cualquier momento dentro de un periodo de cinco (5) años a partir de la fecha de aprobación; no obstante, las adquisiciones posteriores podrán limitarse expresamente a un número específico de compras o a un periodo inferior a cinco (5) años.

Presupuesto competitivo

(a) Pueden obtenerse presupuestos competitivos para cualquier compra entre $0 y $14.999 y deben obtenerse para cualquier compra entre $15.000 y $49.999.

(b) Los presupuestos serán revisados por el Director Financiero para comprobar su exactitud y comparabilidad.

(c) Se adjudicará la compra al vendedor más cualificado, basándose en los factores cuantitativos y cualitativos identificados por el Director de la Unidad de Negocio, el personal pertinente y el Director Financiero, así como en las entrevistas con el vendedor y la documentación.

Licitación pública

(a) Para cualquier compra superior a $50.000 deberá recurrirse a la licitación pública, a menos que se cumpla uno de los siguientes criterios, en cuyo caso podrá recurrirse a una solicitud de propuesta:

1) Materiales y servicios para los que el Director de Finanzas determine por escrito que el uso de la licitación competitiva sellada no es factible o no es ventajoso para el Distrito;

2) Servicios profesionales; y

3) Mejoras del Distrito para las que el Director de Finanzas determine que el uso de métodos de entrega alternativos proporcionará un beneficio sustancial al Distrito, manteniendo al mismo tiempo un precio y/o rendimiento suficientemente competitivos.

(b) Las adquisiciones realizadas de conformidad con esta Sección se adjudicarán al licitador más bajo y responsable tras una licitación competitiva en pliego cerrado.

(c) Se publicará una convocatoria de ofertas que incluirá las especificaciones y todos los términos y condiciones contractuales aplicables a la contratación.

(d) Se dará aviso público e incluirá el título de la licitación, así como el lugar, fecha y hora de presentación. Todas las ofertas deberán recibirse en el lugar indicado en el anuncio de licitación.

(e) Todas las ofertas se abrirán en público a la hora y en el lugar indicados en el anuncio de licitación. Se registrará el importe de cada oferta y cualquier otra información pertinente que el Director de la Unidad de Negocio y el Director de Finanzas consideren oportuna, junto con el nombre de cada licitador. A partir de ese momento, el registro de ofertas y cada oferta estarán a disposición del público en la oficina del Director Financiero de la misma forma que los demás registros públicos. En caso de causa justificada, a juicio del Director de Finanzas, podrá aplazarse la apertura de las ofertas.

(f) Las ofertas serán aceptadas incondicionalmente sin alteración o corrección alguna, salvo lo autorizado en la Subsección (g) de esta Sección. Las ofertas se evaluarán con base en los requisitos establecidos en el llamado a licitación, los cuales podrán incluir criterios y/o procesos para determinar la aceptabilidad, tales como inspección, suministro de materiales de muestra, pruebas, calidad, mano de obra, entrega e idoneidad para un propósito en particular. Los criterios que afecten al precio de la oferta deberán ser objetivamente mensurables, como descuentos, costes de transporte y costes totales o del ciclo de vida. En el anuncio de licitación se indicarán todos los criterios de evaluación que se utilizarán. En la evaluación de las ofertas no podrán utilizarse criterios que no figuren en el anuncio de licitación.

(g) La corrección o retirada de ofertas inadvertidamente erróneas antes o después de la apertura de ofertas, o la anulación de adjudicaciones o contratos basados en dichos errores de oferta, podrán ser autorizadas cuando el Director de Finanzas lo considere oportuno.

1) Las ofertas podrán ser retiradas por el oferente por cualquier motivo antes de la apertura de las mismas. Dicha notificación de retirada deberá recibirse en la oficina designada en el anuncio de licitación antes de la hora fijada para la apertura de las ofertas.

2) Los errores descubiertos antes de la apertura de las ofertas podrán ser corregidos por escrito por el licitador. Dichas correcciones deberán recibirse en la oficina designada en el anuncio de licitación antes de la hora fijada para la apertura de las ofertas.

3) Tras la apertura de las ofertas, se aplicarán las siguientes disposiciones:

i. El Director Financiero podrá autorizar a un licitador a la baja que alegue un error material de hecho a corregir su oferta si el error es claramente evidente en el documento de la oferta y la oferta correcta prevista es igualmente evidente.

ii. El Director Financiero podrá autorizar a un licitador con una oferta baja que alegue un error material de hecho a retirar su oferta: (i) si el error es claramente evidente en la oferta pero la oferta correcta prevista no es igualmente evidente o (ii) si el error no es claramente evidente en la oferta pero el licitador presenta pruebas al Director Financiero que demuestren de forma clara y convincente que se ha cometido un error, en cuyo caso el licitador deberá demostrar la naturaleza del error y el precio de oferta realmente previsto.

4) No se permitirán cambios en los precios de las ofertas u otras disposiciones de las ofertas perjudiciales para los intereses del Distrito o la competencia leal.

5) Todas las decisiones de permitir la corrección o retirada de ofertas o de anular adjudicaciones o contratos basados en errores en las ofertas estarán respaldadas por una resolución escrita del Director Financiero.

(h) El contrato se adjudicará con razonable prontitud mediante notificación por escrito al licitador responsable que presente la oferta más baja y que cumpla los requisitos y criterios establecidos en la invitación a presentar ofertas. Si la oferta más baja y responsable excede los fondos presupuestados y las limitaciones de tiempo o las consideraciones económicas impiden la licitación de un trabajo de menor alcance, el Director de Finanzas está autorizado a negociar un ajuste del precio de la oferta con el licitador más bajo y responsable, a modificar el alcance del trabajo o a negociar otros términos y condiciones para que la oferta se ajuste a la cantidad de fondos disponibles.

Solicitud de propuestas
(a) Las Solicitudes de Propuesta (RFP) pueden utilizarse en lugar de las Licitaciones por Licitación Sellada para cualquier compra superior a $50.000 en base a los criterios de calificación de la Subsección (a) de Licitaciones por Licitación Sellada.

(b) Las solicitudes de propuestas serán elaboradas por el Director de la Unidad de Negocio con la asistencia del Director Financiero.

(c) En las solicitudes de propuestas se indicarán los factores de evaluación y su importancia relativa.

(d) Se dará aviso público e incluirá el título de la propuesta, así como el lugar, fecha y hora de presentación. Todas las propuestas deberán recibirse en el lugar indicado en la solicitud de propuesta.

(e) Las propuestas se abrirán de manera que se evite revelar su contenido a los oferentes competidores durante el proceso de negociación. Se mantendrá una lista de las propuestas en la que figurará el nombre de cada oferente y que estará abierta a la inspección o divulgación públicas después de la hora fijada para la presentación de las propuestas.

(f) Después de la apertura de las propuestas, se podrán realizar entrevistas con el oferente u oferentes responsables mejor calificados, con el propósito de aclarar y asegurar la plena comprensión de los requisitos de la convocatoria y la respuesta a los mismos. Los oferentes seleccionados para la entrevista recibirán un trato justo y equitativo con respecto a cualquier oportunidad de discusión y revisión de las propuestas. Podrán permitirse revisiones después de la presentación y antes de la adjudicación para reflejar aclaraciones en el alcance del trabajo o el importe de la propuesta. En la realización de las entrevistas, el Distrito o cualquier funcionario, empleado o comité del mismo no revelará ninguna información derivada de las propuestas presentadas por los oferentes competidores, ni revelará ninguna información discutida por el comité de evaluación en la selección de los oferentes mejor clasificados.

(g) El contrato se adjudicará con razonable prontitud mediante notificación por escrito al oferente responsable cuya propuesta se determine por escrito que es la más ventajosa para el Distrito, tomando en consideración los factores de evaluación establecidos en la Solicitud de Propuesta. No se utilizarán otros factores o criterios en la evaluación.

(h) Una vez adjudicado el contrato y ejecutado por escrito con el oferente seleccionado, los puntos totales del comité de evaluación serán retenidos por el Director de Finanzas por un período de tiempo consistente con la política de retención de registros del Distrito. Las hojas de calificación individual, los puntos totales, las clasificaciones de los oferentes y las notas preparadas o utilizadas por los miembros del comité de evaluación no se pondrán a disposición del público para su inspección o divulgación.

(i) El nombre de la empresa adjudicataria podrá hacerse público después de la fecha del anuncio escrito de adjudicación.

(j) El Director de la Unidad de Negocio y el Director de Finanzas están autorizados a negociar los términos del contrato, incluyendo pero no limitándose al precio final y el alcance preciso del trabajo con el oferente seleccionado.

Responsabilidad de los licitadores y ofertantes

(a) Para determinar si un licitador u oferente es responsable, se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

1) La aptitud, capacidad y habilidad del licitador u oferente para ejecutar el contrato o prestar los servicios requeridos;

2) Si el licitador u oferente puede ejecutar el contrato o prestar el servicio con prontitud y dentro del plazo especificado, sin demoras ni interferencias;

3) El carácter, integridad, reputación, juicio, experiencia y eficiencia del licitador u oferente;

4) La calidad de la ejecución de contratos o servicios anteriores por parte del licitador u oferente;

5) El cumplimiento previo y actual por parte del licitador u ofertante de las leyes y ordenanzas relativas al contrato o servicio;

6) La suficiencia de los recursos financieros y la capacidad del licitador u oferente para ejecutar el contrato o prestar el servicio;

7) La calidad, disponibilidad y adaptabilidad de los materiales y servicios al uso particular requerido;

8) La capacidad del licitador u ofertante para proporcionar mantenimiento y servicio futuros para el uso del objeto del contrato;

9) Cualquier otra circunstancia que afecte a la ejecución del contrato por parte del licitador u oferente.

(b) El Gerente de la Unidad de Negocios y el Director de Finanzas tendrán la autoridad para rechazar todas las ofertas o propuestas o cualquier parte de las mismas cuando los intereses del Distrito y del público sean servidos de esta manera. Todas estas decisiones estarán respaldadas por una determinación por escrito del Director de Finanzas.

(c) Ningún licitador u oferente estará en mora en el cumplimiento de cualquier otro contrato con el Distrito o en el pago de cualquier suma adeudada al Distrito.

Revisado y adoptado en enero de 2021

El Manual de Políticas y Procedimientos de la Tarjeta de Compras establece las normas mínimas para el uso de la Tarjeta de Compras del Distrito de la Biblioteca Pública Poudre River. Para participar en el uso de una tarjeta de compras, el empleado debe firmar el Acuerdo de Titular de Tarjeta de Compras.

La autorización para participar en el Programa de Tarjetas de Compra podrá ser revocada a discreción del Director Ejecutivo.

Adoptada el 10 de mayo de 2010

El Consejo de Administración aprueba todas las cuentas bancarias que se abran y/o cierren mediante resolución. El responsable de Finanzas es el único empleado del Distrito autorizado a abrir o cerrar una cuenta bancaria.

Adoptada el 10 de mayo de 2010

Es política del Distrito de la Biblioteca Pública Poudre River fomentar altos estándares de conducta y comportamiento éticos en todas las áreas de operaciones. El Distrito se compromete a cumplir las leyes, reglamentos y directrices que refuerzan y promueven las prácticas éticas y el trato ético de los empleados y miembros de la comunidad a la que servimos. Cuando un miembro del personal o de la comunidad observe cualquier infracción de la conducta ética o legal, relacionada con las actividades realizadas por quienes representan al Distrito, deberá comunicarlo a la dirección. Cuando un empleado no se sienta cómodo informando de incidentes a un supervisor directo, entonces podrá informar al Director Ejecutivo. El Distrito fomenta la denuncia de hechos basados en conductas poco éticas, deshonestas o fraudulentas, y prohíbe cualquier tipo de represalia u otras acciones punitivas contra la(s) persona(s) que denuncie(n) la presunta conducta. Se hace todo lo posible por mantener la confidencialidad de cualquier persona que denuncie una conducta poco ética, así como la confidencialidad de la persona acusada de dicha conducta. Sin embargo, puede haber ocasiones en las que no se pueda garantizar una confidencialidad estricta. El Distrito investiga cualquier acusación de uso fraudulento o deshonesto o de uso indebido de los recursos o bienes del Distrito.

El Distrito desaconseja la presentación de denuncias que carezcan de fundamento o se basen meramente en conjeturas.

Adoptada el 10 de mayo de 2010

El Distrito de la Biblioteca Pública Poudre River mantiene registros de acuerdo con los requisitos de las leyes estatales y federales. En junio de 2016, el Distrito adoptó el Manual de Gestión de Registros de Distritos Especiales de los Archivos Estatales de Colorado. El departamento de Relaciones Humanas (RRHH) del Distrito mantiene los registros de personal de acuerdo con las leyes estatales y federales.

El Distrito mantiene los registros de acuerdo con el programa de retención de registros establecido para cumplir con los requisitos legales del Estado y para facilitar las solicitudes de la Ley de Registros Abiertos de Colorado (CORA). Los detalles relativos a las solicitudes CORA, incluido el proceso de solicitud, se proporcionan en la política de Solicitud de Registros Abiertos del Distrito y los procedimientos asociados.

El actual El Manual de Gestión de Registros de Distritos Especiales está disponible en línea.

El Distrito de Bibliotecas Públicas de Poudre River (las Bibliotecas) agradece las donaciones monetarias y en especie de empresas locales, corporaciones, fundaciones, familias e individuos para apoyar a las Bibliotecas y sus programas e instalaciones. El Consejo de Administración del Distrito de Bibliotecas Públicas de Poudre River cree que las bibliotecas desempeñan un papel esencial en la calidad de vida de nuestros ciudadanos y, en el desempeño de esta importante función, las Bibliotecas se sostienen mediante fondos públicos y se complementan con donaciones, con la salvedad de que las donaciones no deben socavar la integridad de la misión y el propósito de las Bibliotecas.

Esta política de aceptación de regalos persigue los siguientes objetivos:

• Garantiza un trato equitativo a todos los donantes
• Evita malentendidos o incertidumbre
• Ofrece a los donantes una gama de opciones para fomentar la mayor donación posible
• Destaca la importancia de la coordinación entre las entidades de recaudación de fondos de la Biblioteca para evitar duplicaciones o confusiones
• Garantiza que todos los documentos legales relacionados con las donaciones planificadas se revisen adecuadamente.
• Ofrece a los donantes y al público un proceso transparente de apoyo a las bibliotecas.

Principios y directrices

El Distrito de Bibliotecas Públicas de Poudre River ha establecido los siguientes principios y directrices para la aceptación de donaciones, subvenciones y/o ayudas para mejorar o desarrollar los programas y servicios de las Bibliotecas:

Además de la aprobación del Consejo, los tipos de donaciones mencionados requerirán acuerdos individuales entre las Bibliotecas y el donante o donantes de la donación.

A. Todas las donaciones, subvenciones y/o ayudas deben promover la misión, las metas, los objetivos de servicio y las prioridades de las Bibliotecas. No deben dirigir la agenda o las prioridades de las Bibliotecas.

B. Las Bibliotecas no aceptarán donaciones, subvenciones y/o ayudas de entidades o personas que discriminen por motivos de género, edad, raza, sexo, color, religión, credo, ascendencia, origen nacional, discapacidad, orientación sexual, estado civil, condición militar, información genética o cualquier otra condición protegida por la legislación estatal o local aplicable.

C. Todas las donaciones, subvenciones y/o ayudas deben salvaguardar la equidad en el acceso a los servicios bibliotecarios. Los acuerdos de donación no deben otorgar ventajas injustas a sectores de la comunidad ni provocar su discriminación.

D. Todas las donaciones, subvenciones y/o ayudas deben proteger el principio de libertad intelectual. Los donantes no pueden dirigir la selección de las colecciones ni exigir la aprobación de productos o servicios.

E. Todos los regalos, subvenciones y/o ayudas deben garantizar la confidencialidad de los registros de los usuarios. Las bibliotecas no venderán ni facilitarán el acceso a los registros de la biblioteca a cambio de regalos o ayudas.

F. Todas las donaciones, subvenciones y/o ayudas deben dejar abierta la posibilidad de que otros donantes reales o potenciales tengan oportunidades similares de prestar apoyo a la biblioteca.

G. Las donaciones de libros usados deben hacerse a través de los Amigos de la Biblioteca de Poudre River, una organización 501(c)3 (véase también Desarrollo de colecciones). Los Amigos también pueden aceptar donaciones y subvenciones para ayudar a llevar a cabo su labor de recaudación de fondos para las Bibliotecas.

H. Cuando las Bibliotecas reciban una subvención o donación monetaria que esté limitada a beneficiarios 501(c)3, las Bibliotecas utilizarán a los Amigos como agencia de transferencia para esos fondos de subvención. Los Amigos distribuirán la totalidad del dinero a las Bibliotecas inmediatamente después de recibirlo.

I. Las donaciones al fondo de dotación de la Biblioteca deben realizarse a través del Poudre River Library Trust (una organización 501(c)3). Esto es independiente de otros fondos de dotación que puedan ser aceptados por las Bibliotecas directamente y/o establecidos para su beneficio directo. El Fideicomiso también puede recibir bienes de valor significativo, como bienes inmuebles o valores, donaciones y legados planificados, o dotaciones, para ayudar a llevar a cabo su labor de recaudación de fondos para las Bibliotecas.

J. Las Bibliotecas no solicitarán ni aceptarán regalos para programas, eventos, servicios o actividades en los que participen niños o dirigidos a ellos de empresas cuyos productos no puedan venderse o distribuirse legalmente a los niños, o de empresas cuyos productos sean inapropiados para su uso por parte de niños.

K. Las Bibliotecas no permitirán la comercialización directa de productos, excepto cuando se promocione material educativo relevante junto con programas y/o se utilice como premios de incentivo para programas.

Autoridad

El Director Ejecutivo y/o su(s) designado(s) tienen autoridad para aceptar obsequios para las Bibliotecas de acuerdo con las disposiciones contenidas en esta Política de obsequios. El Director Ejecutivo se reserva el derecho de rechazar obsequios que no redunden en beneficio de las Bibliotecas. Esta política está sujeta a todos los estatutos federales y de Colorado aplicables y, como tal, puede ser modificada de vez en cuando.

Tipos de donativos aceptados

• Efectivo
• Comprobaciones
• Valores/Instrumentos de inversión (acciones, fondos de inversión, bonos, pólizas de seguro de vida, rentas vitalicias)
• Donaciones planificadas (fideicomisos caritativos, fideicomisos caritativos principales, legados)
• Servicios y/o bienes en especie
• Bienes inmuebles y otros bienes materiales
• Fondos de dotación (a través de asociaciones con entidades de gestión fiscal)

Se requiere la aprobación del Consejo

Se requerirá la consideración y aprobación por mayoría del Consejo para los siguientes tipos de regalos:

• Donaciones de bienes tangibles que comprometerían a las bibliotecas financiera o administrativamente.
• Valores no fácilmente negociables
• Inmobiliario
• Anualidades de regalo
• Fideicomisos caritativos o fideicomisos principales
• Fondos de dotación

Patrocinios

Un patrocinio es un intercambio comercial mutuamente beneficioso entre las Bibliotecas y una organización externa (en adelante, el patrocinador) por el que el patrocinador aporta fondos, productos o servicios en especie a las Bibliotecas a cambio de reconocimiento, agradecimiento u otras consideraciones promocionales. Los patrocinios implican una asociación entre el patrocinador y las Bibliotecas y/o los programas, eventos, servicios o actividades específicos patrocinados. Los patrocinios no implican la aprobación por parte de las Bibliotecas del producto o servicio del patrocinador. Todos los patrocinios deben ajustarse a las siguientes normas de las Bibliotecas Política de oportunidades de denominacióny los acuerdos de patrocinio se confirmarán mediante un Acuerdo de Patrocinio por escrito firmado por ambas partes. El acuerdo de patrocinio describirá los beneficios, las funciones y responsabilidades, los honorarios, la duración y otros términos acordados del acuerdo de patrocinio.

Reconocimiento y agradecimiento

Las Bibliotecas se asegurarán de que cada donante reciba un acuse de recibo, así como recibos fiscales cuando sea necesario y, en la medida en que el donante esté dispuesto, reconocimiento público a través de material impreso o electrónico de las Bibliotecas. El reconocimiento de una donación no es lo mismo que la posibilidad de dar un nombre a las donaciones (Véase Política de oportunidades de denominación).

Revisado y adoptado el 10 de abril de 2023

El Distrito de Bibliotecas Públicas Poudre River da la bienvenida y busca crear asociaciones con una serie de entidades con el fin de construir conexiones que fortalezcan nuestros servicios y la comunidad, mejorando nuestra misión de manera sostenible. Las Bibliotecas buscarán y responderán a las oportunidades de asociación para llegar a nuevos públicos, promocionar de forma cruzada los servicios de la Biblioteca y/o evitar la duplicación de esfuerzos y recursos. Si bien las entidades asociadas pueden no tener objetivos idénticos a los de las Bibliotecas, sus objetivos deben ser complementarios, y cada socio debe contribuir de alguna manera al esfuerzo compartido.

Definición

Una asociación se define como una colaboración que tiene como resultado el intercambio de servicios, el uso de instalaciones, un servicio o evento de nueva creación u otros esfuerzos entre las Bibliotecas Poudre y otra entidad.

Principios y directrices

A. Todas las asociaciones deben ser coherentes con la filosofía y la misión, los valores y la visión de la Biblioteca, y no deben dirigir las prioridades de la Biblioteca. Específicamente:

1. Las relaciones entre la Biblioteca y sus socios deben cumplir las políticas de la Biblioteca y las leyes y reglamentos aplicables.
2. Las asociaciones deben estar en consonancia con el compromiso de la Biblioteca con la libertad intelectual y el acceso libre y abierto.
3. Las asociaciones deben ser coherentes con la política de igualdad de acceso al servicio de la Biblioteca y no deben contribuir a la discriminación por motivos de género, edad, raza, sexo, color, religión, credo, ascendencia, origen nacional, discapacidad, orientación sexual, estado civil, condición militar, información genética o cualquier otra condición protegida por la legislación estatal o local aplicable.

B. El Director Ejecutivo está facultado para designar al personal encargado de proponer y administrar asociaciones en su nombre.

C. Todas las asociaciones deberán incluir un acuerdo de asociación que incluirá, como mínimo, lo siguiente:

1. Funciones y responsabilidades de todas las partes, incluidos los compromisos presupuestarios
2. Resultados esperados de la asociación
3. Duración de la asociación (renovable a intervalos determinados)
4. Información de contacto clave de todas las partes
5. Plan de comunicaciones y actualizaciones periódicas de la asociación
6. Cláusula de rescisión

D. Todos los acuerdos de asociación deben ser aprobados por el Director Ejecutivo o un miembro del personal que éste designe.

E. Las asociaciones que requieran un compromiso financiero sustancial por parte del Distrito de Bibliotecas pasarán primero por los procesos habituales de aprobación presupuestaria antes de que se firmen los acuerdos de asociación.

F. Todas las asociaciones deben incluir un plan y criterios para medir, seguir y evaluar el éxito y el impacto de la asociación y sus resultados.

G. El Distrito de Bibliotecas se reserva el derecho de terminar o retirarse de cualquier asociación por razones tales como, pero no limitadas a,

1. La entidad asociada desarrolla una imagen pública o una misión inapropiada para los servicios o la misión de la Biblioteca
2. Cualquiera de los socios no entrega los recursos, materiales o servicios acordados en un acuerdo de asociación.
3. La asociación no está generando los resultados deseados

Aprobado el 8 de mayo de 2023